Na de samenvoeging van de gemeente Rijnwoude met de gemeente Alphen aan den Rijn in 2013 is er in Hazerswoude-Dorp een Dorpsoverleg opgericht. Het Dorpsoverleg heeft als doel de bewoners op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen in en rond het dorp en de afstand tussen het gemeentebestuur en de inwoners zo klein mogelijk te houden.

Het Dorpsoverleg ziet voor zich de volgende taken:

• het opstellen en actueel houden van een visie op het dorp en de diverse sectoren die van belang zijn voor of actief zijn in het dorp;
• de vinger aan de pols houden bij de gemeente;
• het coördineren en bespreekbaar maken van problemen of aandachtspunten in het dorp.

Het Dorpsoverleg heeft de rechtsvorm van een stichting met een dagelijks bestuur en een aantal leden die allen op persoonlijke titel deel uitmaken van het Dorpsoverleg.

De belangrijkste partners voor het Dorpsoverleg Hazerswoude-Dorp zijn:

• de inwoners van Hazerswoude Dorp;
• de verenigingen en winkeliers in Hazerswoude Dorp;
• de gemeenteraad en politieke partijen in Alphen aan den Rijn;
• burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn.

Formeel heeft het Dorpsoverleg geen vertegenwoordigende functie. De leden zitten op persoonlijke titel in het overleg en zitten niet als vertegenwoordigers van bepaalde groepen in het dorp. Vanzelfsprekend hebben de leden wel allerlei contacten met bewoners,  verenigingen en ondernemers. Daaruit kunnen ideeën komen die van groot belang zijn voor het functioneren van het Dorpsoverleg. In veel gevallen zal het Dorpsoverleg betrokken burgers de weg wijzen, bijvoorbeeld richting gemeente. Maar soms kan het ook nodig zijn dat het Dorpsoverleg een iniatief actief ondersteunt of zelf overneemt, bijvoorbeeld wanneer de betrokken inwoners niet in staat zijn om zelf de benodigde contacten te leggen.

Het Dorpsoverleg is geen deel-gemeenteraad en heeft geen bevoegdheden of financiële middelen om bepaalde beleidsdoelstellingen te realiseren. Anderzijds kan het nuttig zijn dat het Dorpsoverleg goede contacten heeft met de gemeenteraad en de politieke partijen. Dit laat onverlet dat inwoners, verenigingen en ondernemers hun eigen contacten met de gemeenteraad hebben en daarin hun belangen naar voren brengen. Hierbij zal het Dorpsoverleg geen positie innemen.

De stichting krijgt een bijdrage van de gemeente van duizend euro om de belangrijkste administratieve taken te vervullen. Verder ontvangt het Dorpsoverleg geen financiële middelen om bepaalde taken uit te voeren.

Het Dorpsoverleg heeft geregeld overleg met de gemeente, in het bijzonder met de ambtelijke contactpersonen en contact-wethouder. Daarbij komen vragen en wensen van inwoners op tafel en informeert de gemeente het Dorpsoverleg over zaken die van belang zijn voor de inwoners van het dorp. Doordat het Dorpsoverleg in een vroeg stadium wordt ingelicht, is het mogelijk om betrokkenen mee te laten praten op een moment dat er nog iets gedaan kan worden met opmerkingen en suggesties. Hierbij fungeert het Dorpsoverleg als doorgeefluik richting betrokken inwoners.

Samengevat functioneert het Dorpsoverleg als procesmanager tussen de bewoners, verenigingen, bedrijven en de gemeenteraad, politieke partijen en het gemeentebestuur.

Van groot belang voor het goed functioneren van het Dorpsoverleg is een goede communicatie met het dorp. Dat kan bereikt worden door de samenstelling van het Dorpsoverleg, de eigen website, publicaties in onder andere de Groene Hart Koerier en concrete acties.

Ook al heeft het Dorpsoverleg geen vertegenwoordigende functie, het is wel van belang dat de leden goede contacten hebben met de verschillende maatschappelijke organisaties. Op die wijze kunnen wensen, vragen en kritiek in een vroegtijdig stadium worden opgevangen en gekanaliseerd richting gemeente.

De website in combinatie met de Facebook-account van het Dorpsoverleg blijkt een goed middel om snel veel mensen te informeren. Op korte termijn wordt het ook mogelijk om via de site de stemming in het dorp te peilen over allerlei onderwerpen.

Publicaties in onder andere de Groene Hart Koerier kunnen heel geschikt zijn voor degenen die niet regelmatig de website bezoeken en kunnen verwijzen naar de website voor nadere informatie.

Om de zichtbaarheid van het Dorpsoverleg te vergroten is het van groot belang regelmatig concrete eigen acties op te zetten en uit te voeren. Hierbij valt te denken aan het initiatief van het uitdelen van compost. De gemeente heeft laten weten dat zij interesse heeft om dergelijke acties op meerdere terreinen mogelijk te maken.